Nachhaltig beschaffen: Wie Städte und Kommunen umweltfreundliche Druckprodukte richtig einkaufen

In vielen Städten, Gemeinden und Kommunen hat sich die Rolle der Einkaufsstellen in den letzten Jahren erheblich gewandelt. Auf politischer Ebene wurden Klimaschutzkonzepte, Nachhaltigkeitsleitfäden und Beschlüsse zum Schutz der Umwelt verabschiedet, nun sollen sie im Alltag funktionieren und umgesetzt werden. Und von heute auf morgen ist die Vergabe eines vermeintlich „einfachen“ Druckauftrags nicht mehr nur eine Preisfrage, sondern in erster Linie eine Frage der Umweltauswirkungen.
 

Bestellt ein Fachbereich „Flyer, Broschüren und Plakate, bitte möglichst nachhaltig“, muss die Vergabestelle dafür eine vergaberechtskonforme, marktgängige und ökologische Lösung finden. Genau hier setzt dieser Beitrag an: Er zeigt Ihnen, wie Sie nachhaltige Druckprodukte strukturiert einkaufen und das Umweltlabel der Blauer Engel dafür sinnvoll nutzen können – ohne selbst Drucktechnik studiert zu haben.
 

Beschaffung von Druckprodukten für Kommunen und Städte: Wie Sie Klimaziele, Vergabe und Qualität zusammenbringen

Printprodukte sind für viele Kommunen und Gemeinden auch im KI-Zeitalter ein unverzichtbares Kommunikationsmittel, da sie besonders barrierearm sind. Sie informieren Bürgerinnen und Bürger, begleiten Beteiligungsverfahren, bewerben Veranstaltungen oder dokumentieren Projekte und städtische Vorhaben. Gleichzeitig haben fast überall in den kommunalen Verwaltungen Nachhaltigkeitsleitfäden für die Beschaffung sowie Klimaschutz- oder Ressourcenschutzkonzepte Einzug gehalten, und politisch beschlossene Ziele für Recyclingquoten und Umweltzeichen prägen das Tun und Handeln aller Beteiligten.
 

Damit steigt der Anspruch an vielen Stellen. Eine konventionell auf Frischfaserpapier gedruckte Broschüre, mit Lack und Schutzfolie für eine längere Haltbarkeit und „weil es chic aussieht“ versehen, passt möglicherweise so gar nicht zu einem städtischen Klimaschutzprogramm, das voll auf Recycling und Ressourcenschonung setzt.
 

Zusätzlich stehen die Verantwortlichen in den Vergabestellen unter drei Erwartungen, die alle zeitgleich passieren:
 

1. Die Fachbereiche wollen funktionierende Produkte in bestmöglicher Qualität.
2. Die Politik und öffentliche Hand erwarten glaubwürdige Nachhaltigkeit.
3. Die Vergabestellen müssen Preis, Dokumentation und Wettbewerb im Blick behalten.

Das Ergebnis: Druckaufträge sind keine Routineposition mehr, sondern ein Feld, in dem bewusst gestaltet werden kann – oder sogar sollt.

Was für Kommunen konkret bedeutet: Nachhaltigkeit bei Druckproduktionen reduziert sich nicht auf die Verwendung von „irgendeinem Recyclingpapier“. Denn in vielen Richtlinien ist mittlerweile festgelegt, dass der Blaue Engel, das Umweltzeichen der Bundesregierung, maßgeblich bei der Vergabe von Druckaufträgen berücksichtigt werden muss.
 

Warum ist der Blaue Engel so wichtig bei der Vergabe von nachhaltig produzierten Druckprodukten?

Weil er für kommunale Vergabestellen drei Probleme auf einmal löst: Nachweis, Vergleichbarkeit und Absicherung.
 

1) Er macht Nachhaltigkeit überprüfbar statt gefühlt

Jeder kann erst einmal von sich behaupten, „umweltfreundlich zu drucken“. Der Blaue Engel ist ein unabhängiges Umweltzeichen mit klar definierten und vor allem belastbaren, da überprüfbaren Kriterien. Damit muss die Vergabestelle nicht selbst ökologische Gutachten interpretieren, sondern kann sich auf ein etabliertes System stützen.
 

2) Er schafft faire Vergleichbarkeit der Angebote

Wenn in der Leistungsbeschreibung „Recyclingpapier mit Blauem Engel (DE-UZ 14a)“ vorgegeben ist, vergleichen alle Bieter auf derselben Basis. Keiner kann mit „irgendwie recycelbar“, „eco“ oder „green line“ punkten, die inhaltlich kaum greifbar sind. Das gilt ebenso, wenn eine Produktion nach DE-UZ 195 gefordert ist: Alle wissen, welche Messlatte gelegt ist.
 

3) Er reduziert Greenwashing-Risiko und Diskussionen im Nachgang

Öffentliches Beschaffungswesen wird gern politisch und medial angegriffen, wenn „Nachhaltigkeit“ nur auf dem Papier steht. Mit dem Blauen Engel kann man dokumentieren:

• Es wurden anerkannte Umweltzeichen verlangt („A-Level-Zertifikate“).
• Die Nachweise sind extern geprüft.
• Entscheidungen sind nachvollziehbar.

Das schützt sowohl Fachbereich wie auch Vergabestelle vor der „Warum habt ihr XY genommen, der nur ‚grün‘ auf den Prospekt schreibt?“-Frage.
 

4) Er passt perfekt in Nachhaltigkeits- und Beschaffungsleitfäden

Viele kommunale Beschaffungsrichtlinien nennen explizit Recyclingpapier mit Umweltzeichen oder direkt den Blauen Engel. Das hat zwei konkrete Vorteile: Erstens werden politische Ziele konkret umgesetzt, statt sie nur zu zitieren. Zweitens kann im Vergabevermerk sauber dokumentiert werden, warum bestimmte Produkte oder Anbieter ausgewählt wurden.
 

Wenn man es auf einen Satz herunterbricht: Ohne Blauen Engel bleibt „nachhaltig gedruckt“ Auslegungssache, mit Blauem Engel wird es zu einer klaren, vergabefesten Anforderung.
 

Warum gibt es für Druckprodukte überhaupt zwei Blauer-Engel-Bezeichnungen?

Tatsächlich ist die Gefahr vorhanden, dass hier etwas durcheinandergerät, denn die eine Bezeichnung gilt für Papier, die andere für das ganze Druckprodukt.
 

1. Blauer Engel DE-UZ 14a für Recyclingpapier kennzeichnet Papiere aus 100 Prozent Recyclingfasern mit strengen Anforderungen an Herstellung, Chemikalieneinsatz und Umweltverträglichkeit.
2. Blauer Engel DE-UZ 195 für Druckerzeugnisse gilt für ganze Druckerzeugnisse und bezieht sich auf den gesamten Produktionsprozess. Er umfasst detaillierte Anforderungen an verwendete Farben und Hilfsstoffe sowie an Emissionen und Entsorgung.

Das ist wichtig zu wissen, denn in der Praxis kann jede normale Druckerei Recyclingpapier mit dem Blauen Engel einsetzen, es dann aber konventionell bedrucken. Doch damit bleibt eine riesige Chance ungenutzt, wirklich etwas für die Umwelt zu tun.
 

Wie Sie den Blauen Engel in der Praxis nutzen: zwei typische Ausgangslagen

In der kommunalen Beschaffung gibt es grob zwei Situationen. Entweder es existieren noch keine verbindlichen Regelungen für Druckprodukte. Oder es gibt bereits Nachhaltigkeitsleitlinien, in denen der Blaue Engel ausdrücklich genannt ist. Das ist in der heutigen Zeit fast die Regel. In beiden Fällen können Recyclingpapier mit Blauem Engel (DE-UZ 14a) und eine Produktion nach Blauer Engel für Druckerzeugnisse (DE-UZ 195) für fast alle gängigen Drucksachen eingesetzt werden. Der Unterschied liegt weniger im Produkt selbst, sondern in der Art, wie Sie die Anforderungen formulieren und gewichten.
 

a) Es gibt noch keine speziellen Regelungen

Wenn es in Ihrer Kommune bisher keine detaillierten Vorgaben für nachhaltige Druckprodukte gibt, können Sie den Blauen Engel als Standard bewusst nutzen.

Typische Vorgehensweise:

• Mindeststandard definieren
  Papier mit Blauem Engel für grafische Papiere DE-UZ 14a wird als Regelfall festgelegt, zum Beispiel für Flyer, Broschüren, Plakate, Berichte und Mailings. Nur in begründeten Ausnahmefällen wird davon abgewichen, etwa bei speziellen technischen Anforderungen.
• Produktionsniveau konsequent abfragen
  In der Leistungsbeschreibung wird klar formuliert, dass eine Produktion nach Blauer Engel für Druckerzeugnisse DE-UZ 195 ausdrücklich erwünscht ist. Angebote mit nachweislich zertifiziertem Druckprozess können einen Vorteil in den Zuschlagskriterien erhalten. So machen Sie den ökologischen Mehrwert sichtbar, ohne den Markt unnötig einzuschränken.
• Nachweise von Anfang an einfordern
  Bereits in der Anfrage wird verlangt, dass BieterInnen die konkrete Papiersorte samt Umweltzeichen sowie gegebenenfalls vorhandene Zertifizierungen der Druckproduktion benennen. So entsteht kein Nachschieben von Informationen kurz vor der Vergabe.

Auf diese Weise verankern Sie 14a und 195 als normalen Beschaffungsstandard und nicht als Ausnahme für besondere Anlässe. Sie setzen ein klares Signal, ohne Anbieterkreise vorschnell auszuschließen.
 

b) Es gibt bereits Nachhaltigkeitsleitlinien und Vorgaben

In vielen Kommunen existieren inzwischen Beschaffungsleitlinien, Klimaschutzkonzepte oder Ratsbeschlüsse, die den Einsatz von Recyclingpapier mit Umweltzeichen oder ausdrücklich den Blauen Engel vorsehen. Hier ist die Aufgabe weniger, den Standard zu definieren, sondern ihn sauber in die Vergabe zu übersetzen.

Worauf es ankommt:

• Vorgaben präzise in die Leistungsbeschreibung übernehmen
  Wenn in der Richtlinie zum Beispiel steht, dass für alle Druckprodukte Recyclingpapier mit Umweltzeichen zu verwenden ist, sollte in der Ausschreibung klar stehen: Papier mit Blauem Engel DE-UZ 14a. Allgemeine Formulierungen wie „Papier mit Umweltsiegel“ oder „Recyclingpapiere“ sind zu schwach, weil sie zu viel Interpretationsspielraum lassen.

• Spielräume für die Produktion bewusst nutzen
  Gibt es in Ihren Leitlinien bereits Hinweise auf umweltfreundliche Druckprozesse, können Sie DE-UZ 195 direkt verankern. Entweder als verpflichtende Anforderung für alle oder bestimmte Produktgruppen oder als Zuschlagskriterium, das Angebote mit zertifizierter Produktion besserstellt. Wichtig ist, dass im Vergabevermerk dokumentiert wird, wie diese Vorgabe praktisch angewandt wurde.

• Politische Ziele und Vergaberecht zusammenbringen
  Vorgaben zu Recyclingpapier und Umweltzeichen stammen meist aus Klimaschutz- oder Nachhaltigkeitsstrategien. In der Vergabe sollten Sie kurz erläutern, wie diese Ziele in Kriterien übersetzt wurden. Zum Beispiel: Mindestanforderung Papier DE-UZ 14a, zusätzliche Wertung bei nachgewiesener Produktion nach DE-UZ 195. Das schafft Transparenz gegenüber Politik, Aufsicht und Öffentlichkeit.

Egal ob mit oder ohne bestehende Leitlinie gilt: Beide Blauer-Engel-Varianten sind grundsätzlich für nahezu alle Standarddrucksachen im kommunalen Umfeld nutzbar. Der entscheidende Punkt ist, dass Sie in Ihren Unterlagen sauber trennen können, wovon Sie sprechen. Umweltschonendes Recyclingpapier mit DE-UZ 14a auf der einen Seite, Druckprozess mit DE-UZ 195 auf der anderen. Wer das klar benennt, macht es sowohl den BieterInnen als auch der eigenen Vergabestelle deutlich leichter, nachhaltige Angebote vorzulegen und zu bewerten.